Uživatelská příručka verze ze dne O aplikaciEDA je informační systém pro elektronickou archivaci smluvních dokumentů, a to stávajících i nových. Systém předpokládá zadávání již uzavřených smluv. Současně se počítá se záznamem informací o fyzickém archivu smluv a o evidenci fyzicky zapůjčených listin. Systém EDA umožňuje zadávat a distribuovat úkoly plynoucí ze smluvního vztahu tak, aby se zúčastněným osobám zobrazovaly v patřičné době dle zadaných kritérií. Neslouží k řízení Workflow vytváření smluvního vztahu. První přihlášeníPřihlašte se pomocí osobního firemního účtu Google nebo Microsoft Office 365 na příslušné adrese, kterou vám poskytne váš pracovník IT nebo administrátor aplikace EDA ve vaší společnosti. Zpravidla bude mít tato adresa tvar:
Po prvním přihlášení se vám zobrazí jen velice omezené data. Je to z toho důvodu, že vám administrátorem uživatelů (který se v apliakci EDA jmenuje hlavní právník) zatím nebyla nastavena Vaše role. Vyčkejte, až Vám hlavní právník roli nastaví, aby se vám zobrazila korektní data, která vycházejí z vaší uživatelské role a práv. Přehled aplikacePo přihlášení se vám zobrazí pohled na dashboard (přehledná úvodní strana) se třemi hlavními komponentami - Smlouvy (A), Úkoly (B) a Adresář (C). V levém horním rohu (1) se nachází hlavní menu, které umožňuje pohyb mezi hlavními sekcemi aplikace (Smlouvy, Úkoly, Adresář a Administrace). Každému uživateli se může zobrazit různý počet položek, záleží na tom, jaká je jeho uživatelská role a jaká má práva. Abyste měli přehled o tom, v které části aplikace se právě nacházíte vám slouží tzv. drobečková navigace, která se zobrazuje vedle ikony hlavního menu (2). V pravém horním rohu je vaše jméno a fotografie (3). Kliknutím na jméno nebo fotografii se vám nabídne možnost odhlásit se ze systému. Propojení dashboardu a dalších částí aplikaceČást dashboardu “Smlouvy” (A) obsahuje ten samý seznam smluv, ke kterému se uživatel dostane výběrem možnosti “Smlouvy” z hlavního menu (tento pohled je popsán v oddílu Smlouvy). Část dashboardu “Úkoly” (B) obsahuje ten samý seznam úkolů, ke kterému se uživatel dostane výběrem možnosti “Úkoly” z hlavního menu (tento pohled je popsán v oddílu Úkoly). Část dashboardu “Adresář” (C) obsahuje ten samý seznam kontaktů, ke kterému se uživatel dostane výběrem možnosti “Adresář” z hlavního menu (tento pohled je popsán v oddílu Adresář). Dashboard slouží uživatelům k tomu, aby získali základní přehledné informace o hlavních atributech aplikace. Detailní informace o smlouvách, úkolech a kontaktech se nachází v jednotlivých sekcích aplikace, které jsou přístupné z hlavního menu. NašeptáváníTextová pole v aplikaci mají funkci našeptávání, která pomáhají uživatelům vkládat data bez chyb. VyhledáváníV systému je možné vyhledávat buď fulltextově (1), nebo filtrováním nad jednotlivými sloupci (2). Vlevo od vyhledávacího pole je zobrazen počet nalezených položek (3). SmlouvyModul Smlouvy obsahuje seznam všech smluv, ke kterým máte jako uživatel systému právo přístupu, tzn. do všech smluv, do kterých můžete nahlížet nebo je editoavt. Smlouvy jsou řazeny chronologicky podle data, kdy skončí jejich účinnost. Vlevo od vyhledávacího pole (1) je zobrazen jejich celkový počet. V tomto pohledu (seznamu smulv) můžete přímo vykonávat samostatné nebo hromadné akce nad jenotlivými nebo více smlouvami současně. Můžete si vybrat libovolné smlouvy zaškrtnutím boxů (2) a udělat jejich hromadný export do formátu CSV nebo XLS (3). Kliknutím na tlačidlo “Vytvořit” (4) se zobrazí formulář pro vložení nové smlouvy a zadání informací o nové smlouvě do systému (viz Vytvoření nové smlouvy). Seznam smluv je možné seřadit sestupně nebo vzestupně podle vybraného sloupce, který reprezentuje příslušný atribut nebo vlasstnost smluv dle vašeho uvážení (5). Kliknutím na ikonu tužka (6) přejděte do detailu smlouvy (popsáno v Detail smlouvy), ve kterém můžete upravovat veškeré informace o smlouvě. Vytvoření nové smlouvyVyplňte název smlouvy (1). Rok vytvoření smlouvy je předem vyplněný. Pokud vytváříte archivní smlouvu, změňte rok jejího vytvoření (2). Pokračujte vyplněním údajů o smluvních stranách. Nejdřív vyberte typ smluvní strany (3) a systém pak upraví povinná pole formuláře, které je třeba vyplnit (4). Pokud už strana se zadaným názvem nebo IČO v systému existuje, systém vám nabídne hledaný výraz. Zvolte ten správný. Na základě zvoleného výrazu pak budou doplněny další povinné údaje o straně (název, IČO, sídlo společnosti, atd.). Pokud zadávate IČO smluvní strany, která v systému není evidována, systém vám nabídne tlačidlo “Ověřit v ARES” a vy si tak můžete zkontrolovat, jestli je vámi zadané IČO evidované v systému ARES. POZOR: Pokud zadáváte smluvní stranu typu “Fyzická osoba podnikající”, a po zadaní IČO vám ARES doplní titul před její jméno a přijímění, je potřebné titul smazat. Systém totiž očekává jméno a přijímění bez titulu. Pokud zadáváte adresu obce, která nemá ulici, a pole “Ulice” proto zůstane prázdné, systém toto pole automaticky vyplní názvem obce. Po vyplnění všech údajů můžete tlačidlem “Přidat stranu” (5) přidat další smluvní stranu. Kliknutím na tlačidlo “Vytvořit smlouvu” (6) bude smlouva uložená do systému. Tento krok nelze vrátit zpět, proto nezapomeňte na tomto místě zadat všechny smluvní strany. V této fázi systém přidělí smlouvě jedinečné číslo, které nelze vymazat ani změnit! Až po tomto kroku bude smlouva připravena k doplnění dalších údajů (viz Detail smlouvy). Smazání smlouvyNově zadanou smlouvu lze smazat a to v těchto případech:
Smlouvu může smazat:
Unikátní číslo smazané smlouvy již nikdy nebude uvolněno. Smlouvu lze smazat kliknutím na tlačítko „Smazat smlouvu“ (1). Hromadné AI zpracování smluvHromadný import smluv umožňuje dávkově, ale i po jedné naimportovat smlouvy ve formátu PDF do systému a jejich automatické zpracování. Není podstatné, zda PDF dokument vznikl skenováním jako obrázek (bitmapy) nebo vygenerováním z textového nebo jiného editoru. Naskenovaný dokument vícestránkové smlouvy musí být uložen jako jeden spojitý dokument, nesmí bít vytvořen jako samostatné strany. EDA Safe umí rozpoznat texty naskenovaných smluv díky využití OCR (optické rozpoznání znaků). S využitím AI systém dokáže vytěžit rozpoznaný text a vyplnit formulář elektronické smlouvy včetně vygenerování anotace. Import smluvV sekci smlouvy uživatel, který má oprávnění k importu zvolí tlačítko + Import smluv (1) v pravém horním rohu.
Následuje otevření sekce Import smluv, která obsahuje seznam naimportovaných smluvních dokumentů, které doposud nebyly zpracovány pomocí AI a tedy nebyly vytvořeny jejich digitální verze v systému EDA. Na tomto místě můžete buď naimportovat nové smluvní dokumenty nebo začít vytěžovat dokumenty, které čekají na zpracování. Pro import smluv stačí zvolit tlačítko + Importovat smlouvy (2). Pro zahájení zpracování smluv pomocí AI se zmáčkne na ikonu tužky (3) v řádku konkrétního dokumentu, který se má zpracovat.
Po zvolení tlačítka + Importovat smlouvy, se otevře dialogové okno, v rámci něhož lze buď vybrat dokumenty z počítače nebo je prostě drag & drop (4) přetáhnout pomocí myši. Pak stačí jen zmáčknout tlačítko Importovat (5) a dokument se nahraje do seznamu importovaných smluv.
OCR rozpoznání textů a jejich vytěžení pomoí AIPro zahájení zpracování smluv pomocí AI se zmáčkne na ikonu tužky v řádku konkrétního dokumentu, který se má zpracovat v sekci Import smluv. Po zmáčknutí ikony tužky se otevře samostatné okno, kde lze vyčíst data z dokumentu.
Okno pro vyčtení textů a jejich zpracování je rozděleno na dvě půlky, v levé se nachází náhled pdf dokumentu smlouvy a v pravé prázdný formulář pro vytvoření digitální smlouvy v systému EDA. V pravé půlce se v horní části nacházejí tři tlačítka, kterými může uživatel:
Spuštění procesu optického rozpoznání znaků (OCR) a zpracování dokumentu pomocí AI s automatickým vyplněním formuláře se spustí po stisknutí tlačítka + Vyčíst data ze smlouvy (6). Oba procesy probíhají v jednom kroku, což vyžaduje určitou chvíli, to uživatel pozná podle točícího se progres baru (9). Po dokončení vyčtení informací se může uživatel vrátit na stránku Import smluv Zpět na importy (7) a zadat další dokumenty ke zpracování pomocí AI. Vyčtené hodnoty se uloží a budou nadále k dispozici k úpravám až do okamžiku než dojde k vytvoření elektronické smlouvy v systému EDA. Vytvoření nové smlouvy z importuPoté, co je dokončeno vyčtení všech hodnot prostřednictvím AI je potřeba aby uživatel s rolí Právník nebo Hlavní právník zkontroloval vyčtená data a případně doplnil všechny smluvní strany, pokud je jich větší množství než 2. Je vhodné zkontrolovat doby platnosti a účinnosti smlouvy, protože v těchto termínech často lidé chybují. Po kontrole lze pro vytvoření elektronické smlouvy v systému EDA zvolit dva přístupy:
V obou případech se jedná o důležitý krok, na který je uživatel upozorněn: Vytváříte novou smlouvu. Vyplněním povinných údajů a kliknutím na tlačítko „Vytvořit smlouvu“ se automaticky vygeneruje jedinečné číslo smlouvy. Krok nelze vrátit zpět! Smlouva bude uložená do systému a připravena k doplnění ostatních údajů. Nezapomeňte na tomto místě zadat všechny smluvní strany!
Detail smlouvyV levé horní části je zobrazeno číslo smlouvy, její název a stav (1). Pod názvem smlouvy je umístněno menu se všemi částmi, které se smlouvou souvisí (2). Všechny editovatelné údaje můžete upravovat buď přímo kliknutím na textové pole, které chcete upravit, nebo kliknutím na tlačítko “Upravit” v pravém horním rohu a následnou úpravou jednotlivých hodnot. Provedené změny uložíte stisknutím tlačítka “Uložit”. Název smlouvy můžete editovat v prvním kroku „Vytvoření nové smlouvy“ nebo následně ve stavu “Nová” kliknutím na ikonu tužky. Název smlouvy už nebude možné editovat ve stavu aktivní, splněná, ukončená. V pravé horní části (3) jsou umístněna tlačítka měnící se v závislosti na té sekci menu, která je právě aktivní. Například, pokud je aktivní sekce “Podrobnosti” (na obrázku), tlačítka se týkají vybrané smlouvy. Pokud bude aktivní sekce úkoly, tlačítka se budou týkat úkolů, atd. Pravá třetina obrazovky je věnována obecným informacím o smlouvě (4). Stav smlouvyPokud je účinnost smlouvy na dobu určitou, její stav bude po uplynutí posledního dne účinnosti automaticky změnen na “Ukončená”. Stav smlouvy je možné měnit i manuálním výběrem jedné z možností. Stav smlouvy lze ukončit manuálním výběrem z možností ukončená/splněná. Při nahrání dodatku k již ukončené/splněné smlouvě bude zkontrolováno datum platnosti/účinnosti tohoto dodatku. V případě, že toto datum nebude v minulosti, dojde k automatické aktivaci smlouvy. A to nejpozději do 2 hodin od nahrání tohoto dodatku. Smlouva - podrobnostiLevé dvě třetiny obrazovky (5) jsou věnovány podrobnostem smlouvy, tedy informacím o smluvních stranách. V této části je možné přidat další smluvní stranu kliknutím na tlačítko “Přidat stranu” (6). Části označeny červeně jsou předvyplněny. Další údaje o smlouvě je potřeba vyplnit a uložit. Před uložením nové smlouvy nezapomeňte změnit její stav z “Nová” na “Aktivní”. Tlačítko smazat je viditelné na podrobnostech smlouvy pouze v některých případech (viz. Smazání smlouvy) Smlouva - úkolyHlavní část stránky (1) tvoří seznam úkolů, které se vážou k dané smlouvě. Úkoly jsou řazeny chronologicky dle data připomenutí, který je jim přiřazen. Ve spodní části tohoto seznamu se nachází dokončené úkoly, které je možné jednoduše skrýt (2). Nový úkol vytvoříte pomocí tlačítka “Vytvořit” (3). To vás přesměruje na detail úkolu (viz Detail úkolu), kde upravíte další informace o úkolu. Jednotlivé úkoly si můžete označit (4) a udělat jejich hromadný export (5). Úkoly s vysokou prioritou jsou označeny červeným výstražním trojúhelníkem. Úkoly po termínu mají v sloupci “Úkol končí za” hodnotu 0 dnů vyznačenou červeně. Úkol můžete označit za splněný buď v detailu úkolu (popsáno v Detail úkolu), nebo tak, že kliknete na řádek, na kterém se úkol nachází. Celý úkol se tím označí a následně stiskněte tlačítko “Splněno” (6). Ostatní informace můžete upravovat kliknutím na ikonu tužky (7), která vás přesměruje na “Detail úkolu” (5.2.1). Detail úkoluV této části můžete prohlížet nebo upravovat veškeré editovatelné informace týkající se úkolu. Části označeny červeně jsou pro zjednodušení práce vyplněny automaticky, ale pokud potřebujete, můžete je změnit. Stav nově vytvořeného úkolu je automaticky nastaven na “Otevřeno”. Zadavatelem úkolu je zpravidla osoba, která vytváří úkol. Řešitelem úkolu je uživatel-člen, který je odpovědný za splnění tohoto úkolu. Související strana může být jen jedna ze smluvních stran. Zpět na seznam úkolů je možné se dostat kliknutím na záložku “Úkoly” (1). Připomenutí úkoluPokud vyberete způsob připomenutí e-mailem, úkol vám bude připomenut pravidelným notifikačním e-mailem (popsáno v Pravidelná notifikace). Pokud vyberete způsob připomenutí v systému, úkol vám bude připomenut tím, že notifikované úkoly budou zobrazeny na začátku seznamu úkolů. Opakování úkoluPokud se jedná o periodický úkol, jeho opakování a frekvenci nastavíte zde (2). V seznamu úkolů nejsou zobrazena všechna opakování periodického úkolu, protože jich může být nekonenčný počet. Z tohoto důvodu se v seznamu úkolů zobrazí buď:
Opakovaný úkol se ukončí automaticky při změně stavu smlouvy (Ukončeno automaticky a Ukončeno ručně). Smlouva - dokumentyHlavní část stránky tvoří seznam dokumentů (1), které souvisí s danou smlouvou. Nový dokument vytvoříte pomocí tlačítka “Vytvořit” (2). To vás přesměruje na “Detail dokumentu” (viz Detail dokumentu), kde vyplníte požadované údaje, nahrajete soubor a uložíte dokument kliknutím na “Uložit”. Tento krok nelze vrátit zpět, protože v této části se vygeneruje unikátní číslo pro evidenci nového dokumentu, které není možné smazat ani změnit. Tlačidlo “Export” (3) slouží na exportování všech dokumentů, které souvisí s danou smlouvou. Detail dokumentuV této části můžete prohlížet nebo upravovat veškeré editovatelné informace týkající se dokumentu. Ihned po vytvoření dokumentu se v detailu dokumentu zobrazí tyto údaje (části označeny červeně jsou vyplněny automaticky): Po vyplnění názvu dokumentu (1) nahrajte scan dokumentu ve formátu pdf (2). Po nahrání souboru můžete soubor zobrazit, stáhnout, nebo tisknout (3). POZOR: Pokud používáte prohlížeč Mozilla Firefox nebo Safari, dokumenty není možné zobrazit nebo tisknout (výjimkou je tisk krycího listu). Dokumenty lze pouze stáhnout, a to z důvodu výchozích nastavení těchto prohlížečů. POZOR: Pokud používáte prohlížeč Safari, krycí list je připraven k tisku s automaticky přidanou hlavičkou a patičkou, kterou Safari přidává. Toto nastavení je možné zrušit v nastaveních tisku. Vypůjčení dokumentuPokud si někdo z fyzického archivu dokument vypůjčí, tuto změnu zadáte do systému pomocí tlačítka “Vytvořit výpůjčku” (1). Po vyplnění informací výpůjčku uložte. Části označeny červeně jsou vyplněny automaticky. Vrácení dokumentu zadáte do systému kliknutím na odkaz “Označit za vráceno” (2), čímž bude výpůjčka zrušená. Smazání dokumentuDokument lze smazat na smlouvě ve stavu nová, aktivní, splněná nebo ukončená.(1) Dokument může smazat pouze hlavní právník. Kdykoli. U dokumentu tedy neplatí podmínka zadání nejdéle 30 dnů zpětně. Unikátní číslo smazaného dokumentu bude uvolněno pro nově zadané dokumenty. Nově zadanému dokumentu bude tedy přiřazeno uvolněné číslo. Smlouva - poznámkyHlavní část stránky (1) tvoří seznam poznámek vytvořených k dané smlouvě. Novou poznámku vytvoříte pomocí tlačítka “Vytvořit” (2). Zobrazí se nová poznámka. Kliknutím na textové pole v sloupci “Nadpis” zadáte její název a v sloupci “Poznámka” (3) pak můžete zadat text. Po uložení se poznámka zobrazí v seznamu s vašim jménem a datem vytvoření. Délka poznámky je omezená na 600 znaků. Smlouva - historieKaždá změna udělaná vrámci smlouvy je zaznamenána a uložená do historie. Je tady viditelný stav záznamu před a po změně, kdy byla změna provedená a kdo a kdy ji provedl. ÚkolyModul “Úkoly” zobrazuje seznam všech úkolů, ke kterým máte jako uživatel systému přístup. Úkoly jsou řazeny chronologicky dle data připomenutí, který je jim přiřazen. Úkoly s vysokou prioritou jsou označeny červeným výstražným trojúhelníkem. Úkoly po termínu mají v sloupci “Úkol končí za” hodnotu 0 dnů vyznačenou červeně. Jednotlivé úkoly si můžete označit (1) a udělat jejich hromadný export (2) do formátu csv nebo xls. Úkol můžete označit za splněný tak, že kliknete na řádek, ve kterém se úkol nachází. Celý úkol se tím označí a následně můžete stisknout tlačítko “Splněno” (3). Další informace můžete upravovat kliknutím na ikonu tužky (4), která vás přesměruje na “Detail úkolu” vrámci smlouvy, se kterou úkol souvisí (viz Detail úkolu). V tomto zobrazení (sekci) není možné vytvořit nový úkol. Nový úkol vytvoříte pouze v rámci smlouvy, se kterou úkol souvisí (viz Smlouva - úkoly). AdresářModul “Adresář” tvoří seznam všech kontaktních údajů smluvních stran, které se kdy objevily v systému. Nový záznam v Adresáři tedy vzniká vytvořením nové smlouvy, ve které figuruje taková smluvní strana, která prozatím v systému není evidována. Záznamy v adresáři jsou řazeny chronologicky podle data, kdy záznam vznikl. Smluvních stran jsou v adresáři rozděleny na čtyři typy, které reprezentují tyto ikony: Kliknutím na tužku (1) zobrazíte detail kontaktu (viz Adresář - detail kontaktu), ve kterém si můžete prohlížet nebo upravovat informace o daném kontaktu. Adresář - detail kontaktuDetail kontaktu se zobrazí v pravé části obrazovky (1). Tady je možné prohlížet, případně upravovat informace o smluvní straně. Pokud smluvní strana v průběhu své existence změnila svůj název nebo sídlo, tyto historické údaje se zobrazí v pravé dolní části obrazovky (2). Historické názvy nelze měnit, ale lze podle nich vyhledávat, případně je použít při vytváření archivních záznamů. Pokud má smluvní strana provozovny, jejich počet se zobrazí v detailu kontaktu. Pokud si chcete provozovny zobrazit, klikněte na tlačítko “Zobrazit” (3). Provozovny se zobrazí v seznamu kontaktů. Ke skrytí provozoven použijte tlačítko “Skrýt”. AdministracePosledním modulem aplikace je Administrace systému. Do tohoto modulu mají přístup pouze uživatelé, kterým k tomu byla přidělena práva v závislosti na roli, kterou vyjonávají. Administrace je rozdělena na tři části: Uživatelé, Skupiny a Parametry dokumentů. Do jednotlivých částí se přistupuje z menu (1). Administrace uživatelůV části “Uživatelé” je seznam všech uživatelů systému. Kliknutím na tužku (2) se zobrazí detail uživatele (3), ve kterém je možné mu přiradit roli, skupinu, případně jej deaktivovat. První přihlášení uživateleUživatel, který se poprvé přihlásil do systému nemá nastavenou roli, a proto nemá přístup k systémovým datům. O roli uživatele rozhoduje hlavní právník, který ji uživateli nastavuje v administraci systému. Tím hlavní právník zpdpovídá za to, že je uživatel poskytnut přístup přístup k potřebným datům v systému. Uživatelé bez přiřazené role jsou zobrazeni v seznamu nahoře na prvních místech a jejich role ani skupina nejsou zadány. V rámci přiřazení uživatele do skupiny je možné určit, zda uživatel bude mít přístup k dokumentům.(1) Zaškrtnutím políčka „Přístup k dokumentům“ uživatel může vidět / exportovat / stahovat dokumenty (přílohy) pro smlouvy, které díky této skupině vidí. Naopak při nezaškrtnutí políčka uživatel v této skupině uvidí pouze metadata (souhrnné údaje v podrobnostech smlouvy), ale už neuvidí/nevyexportuje/nestáhne samotné naskenované dokumenty. Odebrání uživatele (offboarding proces)Uživatele je možné odebrat v administraci uživatelů kliknutím na tlačítko editovat (ikona tužky) u příslušného uživatele. Následně v pravém menu kliknutím na ikonu oka a kliknutím na tlačítko deaktivovat. (1) Deaktivovaný uživatel je následně v seznamu uživatelů označen červenou ikonou přeškrtnutého oka. V případě odebrání uživatele, který je zároveň odpovědnou osobou u smluvního dokumentu, úkolu apod. se za:
Novou odpovědnou osobu vyberete v kroku deaktivovat, kdy se v deaktivačním okně zobrazí možnost „Vyberte uživatele, který převezme referenci deaktivovaného uživatele“. Potvrzením výběru se původní odpovědná osoba nahradí novou odpovědnou osobou. Administrace skupinVytváření, úprava a rušení skupin funguje na stejném principu jako Administrace uživatelů. Administrace parametrů dokumentůSekce parametry dokumentů se týká kategorí listin, druhů listin a tagů. Tyto parametry můžete přímo v seznamu vytvářet (1), upravovat (2), vyhledáva (3), deaktivovat (4) nebo aktivovat (5). Notifikační e-mailyPravidelná notifikaceKaždé pondělí systém zašle uživatelům notifikační e-mail o smlouvách, kterým končí účinnost, dále o smlouvách, u nichž bylo zadáno vyžádané upozornění a přehled úkolů, pro následující týden, které se ke smlouvám vážou. Rozsah upozorění odpovídá pověřením uživatelů ve vazbě na přidělené smlouvy. Notifikace o novém uživateliV případě, že se do systému pokusí přihlásit nový uživatel, přijde hlavnímu právníkovi e-mailová notifikace. Kliknutím na odkaz “Přiřadit roli” (1) bude hlavní právník přesměrován do systému EDA - Administrace uživatelů, ve kterém přiřadí novému uživateli roli. Nastavení role je popsáno v části návodu Administrace uživatelů. Uživatelé a jejich roleUživatelé systému EDA mohou být pouze osoby, které patří do společnosti, pro kterou je systém provozován a mají touto společností vytvořen osobní pracovní účet Google nebo Microsoft Office 365, to znamená, že se budou do systému přihlašovat prostřednictvím prostředí Google nebo Microsoft. Role a oprávnění uživatelů zadává uživatel s nejvyššími právy, tedy “hlavní právník”. Role č. 1: Hlavní PrávníkMá veškerá práva. Má přístup do administrátorského rozhraní. Spravuje uživatele a oprávnění, stejně jako konfiguraci systému. Na začátku projektu bude tato role přidělena vedoucímu právního oddělení příslušné společnosti. Role č. 2: PrávníkTuto roli mají většinou zaměstnanci právního oddělení. Role “Právník” vidí celý systém, ve vyhledávání může filtrovat. Zadává a edituje smlouvy (veškeré smluvní dokumenty), zadává a edituje úkoly, potvrzuje splnění úkolů. Zadává a edituje dokumenty, zadává a edituje výpůjčky, zadává a edituje poznámky, zadává a edituje adresář. Provádí hromadné exporty. Role č. 3: Odpovědná osobaTuto roli mají osoby, patřící do společnosti, kterým byl zadán nějaký úkol, pak jsou v systému nazvány jako Odpovědné osoby. Tento uživatel vidí jen do prostoru definovaného skupinou, ve vyhledávání může filtrovat. Může editovat úkol jako - úkol splněn. Role č. 4: NávštěvníkTento uživatel může pouze vidět prostor, který je definován skupinou, do které patří, ve vyhledávání může filtrovat. Žádná roleUživatel je zaveden do systému, ale nemá žádná práva. Tento uživatel musí vyčkat, až mu bude administrátorem uživatelů nastavena role. Rejstřík výrazůSmlouva - právní dokument v obecném slova smyslu Úkoly - vznikají vždy v souvislosti s konkrétní smlouvou Adresář - jedná se o adresář smluvních stran, které jsou uloženy v systému (nezaměňovat s Kontakty v obecném slova smyslu) Smluvní strana - právnická osoba - jedná se většinou o s.r.o., a.s. a podobně, právnická osoba je identifikovatelná přes IČ, není-li ze zahraničí. Smluvní strana - fyzická osoba podnikající - jedná se o osobu, která je identifikovatelná přes IČO. Smluvní strana - provozovna - provozovna se váže k podnikajícímu subjektu, její IČO náleží subjektu, vyznačuje se jinou adresou. Smluvní strana - fyzická osoba - je osoba identifikovatelná dle data narození a místa trvalého bydliště. ARES - aplikace ministerstva financí ČR pro získání informací z registrů ekonomických subjektů Hlavní právník - role - je uživatel, člen společnosti, pro kterou je systém provozován, který disponuje nejvyššími právy v systému. Hlavní právník může být jen jeden a nelze jej zrušit, pouze nahradit. Právník - role - je uživatel, s druhými nejvyššími právy v systému, zpravidla člen právního oddělení společnosti, pro kterou je systém provozován. Uživatel s touto rolí může být zrušen, ale zela výjimečně, většinou se jedná o výměnu. Právník - podrobnost smlouvy - je osoba, zadána v detailu smlouvy, která vytvořila smlouvu či dokument, může se jednat o interního uživatel systému, nebo externistu. Zadavatel úkolu - je vždy uživatel systému, který patří do společnosti, pro kterou je systém provozován, většinou hlavní právník, nebo právník. Řešitel úkolu - je uživatel, jemuž náleží řešení úkolu, většinou se jedná o osobo zodpovědnou, nebo uživatele systému, který patří do společnosti, pro kterou je systém provozován. Odpovědná osoba - je uživatel systému, který je příslušný dle rolí definovaných systémem, zejména příslušností ke skupině, který má právo nahlížet a může měnit jediný stav, a to změnu úkolu za hotový u jemu zadaného úkolu. Člen společnosti - je uživatel, který má osobní firemní účet, zřizovaný společností, prot kterou je systém EDA provozován. Člen společnosti má přihlašovací údaje do domény spravované přes Google nebo Microsoft společnosti, pro kterou je systém provozován. Notifikace - je upozornění na úkol, či smlovu nebo změnu stavu. V tomto systému jsou většinou upozorňováni - Hlavní právník, právník, Odpovědná osoba. Upozorňuje se na nového uživatele, kterému je třeba přiřadit práva, na expirující smlouvy nebo smlouvy, u nichž je zadáno, že na jejich expiraci má být s předstihem upozorněno, nebo na úkoly, u kterých je zadáno, že na ně má být upozorněno. Způsob notifikace je buď e-mailem, nebo zvýrazněním v systému. Uživatel - je jakákoli osoba, která má přístupové údaje prostřednictvím služby Google nebo Microsoft k doménám spravovaným a schváleným společností, pro kterou je systém provozován. Skupina - je administrátorsky definovaná entita, která zohledňuje příslušnost k nějaké společnosti, nebo společnostem, profesním úkonům, dle typu smluvních listin a tak podobně. Administrace - je zadávání jedinečných argumentů do systému, ke kterým je povinován jen Hlavní právník a právník - administrují se - uživatelé, skupiny, typy listin, tagy (štítky). |
