Detail smlouvy

V levé horní části je zobrazeno číslo smlouvy, její název a stav (1).

Pod názvem smlouvy je umístněno menu se všemi částmi, které se smlouvou souvisí (2).

Všechny editovatelné údaje můžete upravovat buď přímo kliknutím na textové pole, které chcete upravit, nebo kliknutím na tlačítko “Upravit” v pravém horním rohu a následnou úpravou jednotlivých hodnot. Provedené změny uložíte stisknutím tlačítka “Uložit”.

Název smlouvy můžete editovat v prvním kroku „Vytvoření nové smlouvy“ nebo následně ve stavu “Nová” kliknutím na ikonu tužky.

Název smlouvy už nebude možné editovat ve stavu aktivní, splněná, ukončená.

V pravé horní části (3) jsou umístněna tlačítka měnící se v závislosti na té sekci menu, která je právě aktivní. Například, pokud je aktivní sekce “Podrobnosti” (na obrázku), tlačítka se týkají vybrané smlouvy. Pokud bude aktivní sekce úkoly, tlačítka se budou týkat úkolů, atd.

Pravá třetina obrazovky je věnována obecným informacím o smlouvě (4).

Stav smlouvy

Pokud je účinnost smlouvy na dobu určitou, její stav bude po uplynutí posledního dne účinnosti automaticky změnen na “Ukončená”. Stav smlouvy je možné měnit i manuálním výběrem jedné z možností. Stav smlouvy lze ukončit manuálním výběrem z možností ukončená/splněná.

Při nahrání dodatku k již ukončené/splněné smlouvě bude zkontrolováno datum platnosti/účinnosti tohoto dodatku. V případě, že toto datum nebude v minulosti, dojde k automatické aktivaci smlouvy. A to nejpozději do 2 hodin od nahrání tohoto dodatku.

Smlouva - podrobnosti

Levé dvě třetiny obrazovky (5) jsou věnovány podrobnostem smlouvy, tedy informacím o smluvních stranách. V této části je možné přidat další smluvní stranu kliknutím na tlačítko “Přidat stranu” (6).

Části označeny červeně jsou předvyplněny. Další údaje o smlouvě je potřeba vyplnit a uložit. Před uložením nové smlouvy nezapomeňte změnit její stav z “Nová” na “Aktivní”.

Tlačítko smazat je viditelné na podrobnostech smlouvy pouze v některých případech (viz. Smazání smlouvy)

Smlouva - úkoly

Hlavní část stránky (1) tvoří seznam úkolů, které se vážou k dané smlouvě. Úkoly jsou řazeny chronologicky dle data připomenutí, který je jim přiřazen. Ve spodní části tohoto seznamu se nachází dokončené úkoly, které je možné jednoduše skrýt (2).

Nový úkol vytvoříte pomocí tlačítka “Vytvořit” (3). To vás přesměruje na detail úkolu (viz Detail úkolu), kde upravíte další informace o úkolu.

Jednotlivé úkoly si můžete označit (4) a udělat jejich hromadný export (5).

Úkoly s vysokou prioritou jsou označeny červeným výstražním trojúhelníkem.

Úkoly po termínu mají v sloupci “Úkol končí za” hodnotu 0 dnů vyznačenou červeně.

Úkol můžete označit za splněný buď v detailu úkolu (popsáno v Detail úkolu), nebo tak, že kliknete na řádek, na kterém se úkol nachází. Celý úkol se tím označí a následně stiskněte tlačítko “Splněno” (6).

Ostatní informace můžete upravovat kliknutím na ikonu tužky (7), která vás přesměruje na “Detail úkolu” (5.2.1).

Detail úkolu

V této části můžete prohlížet nebo upravovat veškeré editovatelné informace týkající se úkolu.

Části označeny červeně jsou pro zjednodušení práce vyplněny automaticky, ale pokud potřebujete, můžete je změnit. Stav nově vytvořeného úkolu je automaticky nastaven na “Otevřeno”.

Zadavatelem úkolu je zpravidla osoba, která vytváří úkol. Řešitelem úkolu je uživatel-člen, který je odpovědný za splnění tohoto úkolu. Související strana může být jen jedna ze smluvních stran.

Zpět na seznam úkolů je možné se dostat kliknutím na záložku “Úkoly” (1).

Připomenutí úkolu

Pokud vyberete způsob připomenutí e-mailem, úkol vám bude připomenut pravidelným notifikačním e-mailem (popsáno v Pravidelná notifikace).

Pokud vyberete způsob připomenutí v systému, úkol vám bude připomenut tím, že notifikované úkoly budou zobrazeny na začátku seznamu úkolů.

Opakování úkolu

Pokud se jedná o periodický úkol, jeho opakování a frekvenci nastavíte zde (2).

V seznamu úkolů nejsou zobrazena všechna opakování periodického úkolu, protože jich může být nekonenčný počet. Z tohoto důvodu se v seznamu úkolů zobrazí buď:

• a) pouze opakování úkolu s nejbližším datem výskytu
• b) po splnění úkolu s nejbližším datem výskytu se v seznamu zobrazí to opakování úkolu, které následuje po splněném úkolu
• c) hodinu před spuštěním notifikace na úkol s nejbližším dat

Opakovaný úkol se ukončí automaticky při změně stavu smlouvy (Ukončeno automaticky a Ukončeno ručně).
Ukončí se pouze ty úkoly, které mají termín až po ukončení smlouvy. Neuzavřené úkoly před termínem ukončení nebudou ukončeny.

Smlouva - dokumenty

Hlavní část stránky tvoří seznam dokumentů (1), které souvisí s danou smlouvou.

Nový dokument vytvoříte pomocí tlačítka “Vytvořit” (2). To vás přesměruje na “Detail dokumentu” (viz Detail dokumentu), kde vyplníte požadované údaje, nahrajete soubor a uložíte dokument kliknutím na “Uložit”. Tento krok nelze vrátit zpět, protože v této části se vygeneruje unikátní číslo pro evidenci nového dokumentu, které není možné smazat ani změnit.

Tlačidlo “Export” (3) slouží na exportování všech dokumentů, které souvisí s danou smlouvou.

Detail dokumentu

V této části můžete prohlížet nebo upravovat veškeré editovatelné informace týkající se dokumentu.

Ihned po vytvoření dokumentu se v detailu dokumentu zobrazí tyto údaje (části označeny červeně jsou vyplněny automaticky):

Po vyplnění názvu dokumentu (1) nahrajte scan dokumentu ve formátu pdf (2).

Po nahrání souboru můžete soubor zobrazit, stáhnout, nebo tisknout (3).

POZOR: Pokud používáte prohlížeč Mozilla Firefox nebo Safari, dokumenty není možné zobrazit nebo tisknout (výjimkou je tisk krycího listu). Dokumenty lze pouze stáhnout, a to z důvodu výchozích nastavení těchto prohlížečů.

POZOR: Pokud používáte prohlížeč Safari, krycí list je připraven k tisku s automaticky přidanou hlavičkou a patičkou, kterou Safari přidává. Toto nastavení je možné zrušit v nastaveních tisku.

Vypůjčení dokumentu

Pokud si někdo z fyzického archivu dokument vypůjčí, tuto změnu zadáte do systému pomocí tlačítka “Vytvořit výpůjčku” (1). Po vyplnění informací výpůjčku uložte. Části označeny červeně jsou vyplněny automaticky.

Vrácení dokumentu zadáte do systému kliknutím na odkaz “Označit za vráceno” (2), čímž bude výpůjčka zrušená.

Smazání dokumentu

Dokument lze smazat na smlouvě ve stavu nová, aktivní, splněná nebo ukončená.(1)

Dokument může smazat pouze hlavní právník. Kdykoli. U dokumentu tedy neplatí podmínka zadání nejdéle 30 dnů zpětně.

Unikátní číslo smazaného dokumentu bude uvolněno pro nově zadané dokumenty. Nově zadanému dokumentu bude tedy přiřazeno uvolněné číslo.

Smlouva - poznámky

Hlavní část stránky (1) tvoří seznam poznámek vytvořených k dané smlouvě.

Novou poznámku vytvoříte pomocí tlačítka “Vytvořit” (2). Zobrazí se nová poznámka. Kliknutím na textové pole v sloupci “Nadpis” zadáte její název a v sloupci “Poznámka” (3) pak můžete zadat text. Po uložení se poznámka zobrazí v seznamu s vašim jménem a datem vytvoření.

Délka poznámky je omezená na 600 znaků.

Smlouva - historie

Každá změna udělaná vrámci smlouvy je zaznamenána a uložená do historie. Je tady viditelný stav záznamu před a po změně, kdy byla změna provedená a kdo a kdy ji provedl.