Link

Hromadné AI zpracování smluv

Hromadný import smluv umožňuje dávkově, ale i po jedné naimportovat smlouvy ve formátu PDF do systému a jejich automatické zpracování. Není podstatné, zda PDF dokument vznikl skenováním jako obrázek (bitmapy) nebo vygenerováním z textového nebo jiného editoru. Naskenovaný dokument vícestránkové smlouvy musí být uložen jako jeden spojitý dokument, nesmí bít vytvořen jako samostatné strany. EDA Safe umí rozpoznat texty naskenovaných smluv díky využití OCR (optické rozpoznání znaků). S využitím AI systém dokáže vytěžit rozpoznaný text a vyplnit formulář elektronické smlouvy včetně vygenerování anotace.

Import smluv

V sekci smlouvy uživatel, který má oprávnění k importu zvolí tlačítko + Import smluv (1) v pravém horním rohu.

Následuje otevření sekce Import smluv, která obsahuje seznam naimportovaných smluvních dokumentů, které doposud nebyly zpracovány pomocí AI a tedy nebyly vytvořeny jejich digitální verze v systému EDA. Na tomto místě můžete buď naimportovat nové smluvní dokumenty nebo začít vytěžovat dokumenty, které čekají na zpracování. Pro import smluv stačí zvolit tlačítko + Importovat smlouvy (2). Pro zahájení zpracování smluv pomocí AI se zmáčkne na ikonu tužky (3) v řádku konkrétního dokumentu, který se má zpracovat.

Po zvolení tlačítka + Importovat smlouvy, se otevře dialogové okno, v rámci něhož lze buď vybrat dokumenty z počítače nebo je prostě drag & drop (4) přetáhnout pomocí myši. Pak stačí jen zmáčknout tlačítko Importovat (5) a dokument se nahraje do seznamu importovaných smluv.

OCR rozpoznání textů a jejich vytěžení pomoí AI

Pro zahájení zpracování smluv pomocí AI se zmáčkne na ikonu tužky v řádku konkrétního dokumentu, který se má zpracovat v sekci Import smluv. Po zmáčknutí ikony tužky se otevře samostatné okno, kde lze vyčíst data z dokumentu.

Okno pro vyčtení textů a jejich zpracování je rozděleno na dvě půlky, v levé se nachází náhled pdf dokumentu smlouvy a v pravé prázdný formulář pro vytvoření digitální smlouvy v systému EDA. V pravé půlce se v horní části nacházejí tři tlačítka, kterými může uživatel:

  • dát pokyn k vyčtení dat zmáčknutím tlačítka + Vyčíst data ze smlouvy (6), nebo
  • se vrátit zpět do seznamu importovaných smluvních dokumentů zmáčknutím tlačítka Zpět na importy (7), nebo
  • smazat naimportovaný smluvní dokument zmáčknutím tlačítka Smazat import (8), tím se smaže naimportovaný dokument ze seznamu.

Spuštění procesu optického rozpoznání znaků (OCR) a zpracování dokumentu pomocí AI s automatickým vyplněním formuláře se spustí po stisknutí tlačítka + Vyčíst data ze smlouvy (6). Oba procesy probíhají v jednom kroku, což vyžaduje určitou chvíli, to uživatel pozná podle točícího se progres baru (9). Po dokončení vyčtení informací se může uživatel vrátit na stránku Import smluv Zpět na importy (7) a zadat další dokumenty ke zpracování pomocí AI. Vyčtené hodnoty se uloží a budou nadále k dispozici k úpravám až do okamžiku než dojde k vytvoření elektronické smlouvy v systému EDA.

Vytvoření nové smlouvy z importu

Poté, co je dokončeno vyčtení všech hodnot prostřednictvím AI je potřeba aby uživatel s rolí Právník nebo Hlavní právník zkontroloval vyčtená data a případně doplnil všechny smluvní strany, pokud je jich větší množství než 2. Je vhodné zkontrolovat doby platnosti a účinnosti smlouvy, protože v těchto termínech často lidé chybují. Po kontrole lze pro vytvoření elektronické smlouvy v systému EDA zvolit dva přístupy:

  • kliknout na tlačítko Vytvořit smlouvu a vrátit se k importům (11) s tím, že uživatel může editaci elektronické podoby smlouvy nechat na později. Toto je běžná funkce v systému EDA, nebo
  • vytvořit smlouvu a rovnou přejít do detailu smlouvy, kliknutím tlačítka Vytvořit smlouvu a zobrazit detail (10) a dokončit její úplnou editaci včetně přiložení dalších dokumentů, či zadání úkolů.

V obou případech se jedná o důležitý krok, na který je uživatel upozorněn:

Vytváříte novou smlouvu. Vyplněním povinných údajů a kliknutím na tlačítko „Vytvořit smlouvu“ se automaticky vygeneruje jedinečné číslo smlouvy. Krok nelze vrátit zpět! Smlouva bude uložená do systému a připravena k doplnění ostatních údajů. Nezapomeňte na tomto místě zadat všechny smluvní strany!