Administrace

Posledním modulem aplikace je Administrace systému. Do tohoto modulu mají přístup pouze uživatelé, kterým k tomu byla přidělena práva v závislosti na roli, kterou vyjonávají.

Administrace je rozdělena na tři části: Uživatelé, Skupiny a Parametry dokumentů. Do jednotlivých částí se přistupuje z menu (1).

Administrace uživatelů

V části “Uživatelé” je seznam všech uživatelů systému.

Kliknutím na tužku (2) se zobrazí detail uživatele (3), ve kterém je možné mu přiradit roli, skupinu, případně jej deaktivovat.

První přihlášení uživatele

Uživatel, který se poprvé přihlásil do systému nemá nastavenou roli, a proto nemá přístup k systémovým datům. O roli uživatele rozhoduje hlavní právník, který ji uživateli nastavuje v administraci systému. Tím hlavní právník zpdpovídá za to, že je uživatel poskytnut přístup přístup k potřebným datům v systému.

Uživatelé bez přiřazené role jsou zobrazeni v seznamu nahoře na prvních místech a jejich role ani skupina nejsou zadány.

V rámci přiřazení uživatele do skupiny je možné určit, zda uživatel bude mít přístup k dokumentům.(1) Zaškrtnutím políčka „Přístup k dokumentům“ uživatel může vidět / exportovat / stahovat dokumenty (přílohy) pro smlouvy, které díky této skupině vidí.

Naopak při nezaškrtnutí políčka uživatel v této skupině uvidí pouze metadata (souhrnné údaje v podrobnostech smlouvy), ale už neuvidí/nevyexportuje/nestáhne samotné naskenované dokumenty.

Odebrání uživatele (offboarding proces)

Uživatele je možné odebrat v administraci uživatelů kliknutím na tlačítko editovat (ikona tužky) u příslušného uživatele. Následně v pravém menu kliknutím na ikonu oka a kliknutím na tlačítko deaktivovat. (1) Deaktivovaný uživatel je následně v seznamu uživatelů označen červenou ikonou přeškrtnutého oka.

V případě odebrání uživatele, který je zároveň odpovědnou osobou u smluvního dokumentu, úkolu apod. se za:

1. deaktivací odebere oprávnění vstupu do EDA;
2. nahradí novou odpovědnou osobou (1);
3. odeberou úkoly a další záznamy a převedou na novou odpovědnou osobu (provede systém EDA automaticky).

Novou odpovědnou osobu vyberete v kroku deaktivovat, kdy se v deaktivačním okně zobrazí možnost „Vyberte uživatele, který převezme referenci deaktivovaného uživatele“. Potvrzením výběru se původní odpovědná osoba nahradí novou odpovědnou osobou.

Administrace skupin

Vytváření, úprava a rušení skupin funguje na stejném principu jako Administrace uživatelů.

Administrace parametrů dokumentů

Sekce parametry dokumentů se týká kategorí listin, druhů listin a tagů. Tyto parametry můžete přímo v seznamu vytvářet (1), upravovat (2), vyhledáva (3), deaktivovat (4) nebo aktivovat (5).